そこで本記事では、コピペでそのまま使える「英語ビジネスメールの結び・締めの表現」を、フォーマルのシーンやカジュアルのシーンなど、目的別に紹介します。

これを書いている私は、仕事で英語を長年使っており、1日約50通、1年間で15,000通以上の英文メールを毎日書いてきました。

その過程で、正しい英文メールの結びや締めはどう書けばいいのか、取引先や目上の方、同僚など、相手に応じてどう使い分ければいいのかを理解してきました。

実際に世界で英語を使ってきた経験をもとに、英文メールの結び・締めの例文やフレーズ、書き方を解説します。

本記事を読めば、英語メールの結び・締めで困ることはなくなりますよ。

英語ビジネスメールにおける結び、締めとは？

英語ビジネスメールにおける結びや締めとは、以下2つの観点で重要となります。

1. 相手に対して敬意を示す
2. 相手と良い信頼関係を長期的に築く

特に面識のない取引先や上司、目上の方と接するときは、ちょっとした対応の間違いで、「この人はマナーがない」とみなされ、関係を築いていけないリスクがあります。

例えば、面識のない取引先に対して、普通は親しい友人に対して使う結びや締めを使うと、悪い印象を与える可能性があります。

ですから、英語ビジネスメールにおける結びや締めとは、相手に良い印象を与えるということはもちろん、それ以上に「悪い印象を与えない使い方」が大切です。

上記を踏まえて、相手に合わせた結び、締めの表現を解説します。

英語ビジネスメールの結びの例文・表現

まずは英語ビジネスメールの「結び」の書き方・例文から紹介します。

1. フォーマルな表現（面識のない取引先や上司、目上の方に使える表現）
2. ややフォーマルな表現（面識のある取引先や同僚に使える表現）
3. カジュアルな表現（友人など、親しい間柄で使える表現）

この3つに関して、それぞれ結びの表現をご紹介します。

【フォーマル】面識のない取引先や上司、目上の方に使える結び

面識のない取引先や上司、目上の方に使える「フォーマルな表現」は次の通りです。

ビジネスメールで最も使われるのは「Sincerely,」です。メールの結びで使うと「真心を込めて」という意味になり、とてもフォーマルな印象を相手に与えることができます。

相手が面識のない取引先や上司はもちろん、面識のある人にも使えるので、迷ったら「Sincerely,」を使っておけば間違いないです。

またより丁寧な表現にしたい場合は「Sincerely yours」「Yours sincerely」を使うと、よりフォーマルになります。大切な顧客や目上の方にメールを送る際は、この2つの表現を使うとより望ましいです。

【ややフォーマル】面識のある取引先や同僚に使える結び

次に、面識のある取引先や同僚に使える「ややフォーマルな表現」は次の通りです。

フォーマル過ぎず、でもビジネスシーンに最適なややフォーマルでよく使われるのは「Regards,」です。Regards,には「敬意を込めて」という意味があり、相手に良い印象を与えることができます。

Regardsという表現のほか「Best Regards」「Kind Regards」「Warm Regards」という3つの表現があります。このうち「Best Regards」「Kind Regards」は、Regardsよりもやや丁寧で、「Warm Regards」はややカジュアルとなります。

またRegards以外にも「Best wished」という表現もよく使われます。これはRegardsよりやや丁寧で、Best Regardsとほぼ同じです。

ビジネスシーンで使うなら、スタンダードな「Regards」か、より丁寧な「Best Regards」「Kind Regards」「Best Wishes」が望ましいですね。

【カジュアル】友人など、親しい間柄で使える結び

最後に、友人など親しい間柄で使える「カジュアルや表現」は次の通りです。

これらはビジネスシーンというよりは、友人同士のカジュアルな結びで使える言葉です。ビジネスだとくだけ過ぎた印象を与えるので、ビジネスメールでは使わない方が賢明ですね。

ここまで述べた「フォーマルな表現」「ややフォーマルな表現」のいずれかを使うことが、間違いない結びの書き方となります。

英語ビジネスメールの締めの例文・表現

英語ビジネスメールにおける「締め」とは「結びの前に添える一言」です。

日本のメールで言えば「何卒よろしくお願いいたします」「ご返信をお待ちしております」などが当たります。

ここではシーン別で、一言添えると効果的なフレーズを紹介します。以下のシーン別で取り上げています。

• 感謝を伝えたいときの締めのフレーズ
• よろしくお願いしますと伝えたいときの締めのフレーズ
• 対応をお願いしたいときの締めのフレーズ
• 相手の依頼に対応したときの締めのフレーズ
• 進捗報告の際の締めのフレーズ
• 返信をお願いしたいときの締めのフレーズ
• 返信を期待されているときの締めのフレーズ
• お詫びをする際の締めのフレーズ
• 健康を気遣う際の締めのフレーズ

感謝を伝えたいときの締めのフレーズ

感謝を伝えることはビジネスの信頼関係で特に有効です。感謝を伝えたい場合は、上記のようなフレーズを結びの前に添えることがおすすめです。

よろしくお願いしますと伝えたいときの締めのフレーズ

日本語でよく使う「よろしくお願いします」ですが、実は英語にはよろしくお願いしますの表現がありません。代わりに使えるのは上記のようなフレーズとなります。

対応をお願いしたいときの締めのフレーズ

相手に対して対応をお願いしたい場合「対応をお願いします」という意味合いではなく、「対応に対して感謝しています」という表現を使うことで、受け取り側も気持ちよく対応をしてくれます。

相手の依頼に対応したときの締めのフレーズ

これはよく使う表現です。Please let me know if you have any questionsは定型文としてそのまま使えるので、辞書登録しておいても良いフレーズです。

進捗報告の際の締めのフレーズ

進捗報告などが定期的にある場合、上記のようなフレーズを使うと、相手側も次の報告タイミングがわかるので、円滑なコミュニケーションを進めることができます。

返信をお願いしたいときの締めのフレーズ

返信が欲しい場合、上記のような表現を使うことがあります。ただ、あまりに急な返信依頼を強要すると相手側も負担を感じますので、本当にメールの返信が早く欲しい場合、織り交ぜることが効果的です。

返信を期待されているときの締めのフレーズ

相手側に対して、自身が対応していることを伝えるのに効果的です。

なお、「返信までどれくらいかかりそうか」をあらかじめ伝えておくことで、無駄な進捗確認のやり取りがお互いなくなるのでおすすめです。2日後までに返信するなどの目安を伝えるとGOODですね。

お詫びをする際の締めのフレーズ

相手に対してご迷惑をかけた場合は、謝罪の表現を一筆添えるようにしましょう。特にI apologize for any inconvenienced you may causedはフォーマルな表現で、礼儀もしっかりしているので、迷ったらこのフレーズで問題ないです。

健康を気遣う際の締めのフレーズ

相手側が体調を崩している場合、健康を気遣うフレーズを一文添えると好印象となります。

英語ビジネスメールで避けるべき結び、締めの表現【NG】

ビジネスシーンで使いがち、でも避けるべき「結び」「締め」の表現もあります。

特に取引先など、フォーマルなシーンでNGな表現は次のようなものです。

See youやSee you laterは友人同士でよく使いますが、ビジネスシーンで、特に取引先や目上の方に使うのは不適切です。

またTake careも、一見相手を気遣っているように思える表現ですが、カジュアル度合いが強いため、ビジネスシーンではおすすめできません。

他にはCheersという表現を「結び」で使うことがイギリスでよくありますが、こちらもカジュアル度合いが強いため、ビジネスシーンでは不向きとなります。

まとめ

述べてきた通り、英文メールの結びや締めは「型」があり「相手に合わせた使い方」があります。

ですので、まずは「型」を覚えて、相手に応じて適切な結びや締めを使えるようになることが、良い関係を築くために必要なことです。

いまはまだ「英文メールは難しい」と感じるかもしれませんが、英文メールは全く難しくありません。英文メールは正しく学習すれば、必ずスムーズに書けるようになりますよ。

なお、当記事を一回サラッと読んだだけだと、全て覚えることは難しいので、

• 当記事をブックマークしておくか
• パソコン・スマホに各フレーズを辞書登録しておか

などしておくと、通勤時間の3分で復習したり、実際の仕事でスムーズに活用することができておすすめですよ！

▼ブックマークして後で見直したい方はこちら↓

今回は英文メールの「結び」「締め」を紹介しましたが、英語メールに役立つ書き方・例文は以下記事でも詳しく解説しています。

またビジネスで通用する英語力を習得するなら「英語の総合力」を身につける必要があります。

英語力を身につける際に役立ったツールは以下記事でまとめているので、ビジネスで通用する「実践的な英語力」を効率的に身につけたい場合、以下記事を続けて読んでみてください。

英語のメールを書く際に悩むことの一つが「署名」の書き方です。当然ながら、日本語で書いている署名をそのまま使うことはできません。

そこで本記事では、

• ビジネス英語メールで署名を書く際の基本事項
• 署名の具体的な書き方
• 英語メールの署名ですぐ使える例文（コピペで一部修正してすぐ利用可能）

これらについてご紹介します。

私は仕事で英語を使っており、1日50通以上、年間15,000通以上の英文メールを作っています。最初は全く書けなかったのですが、経験を積んでいったことで、実践で使えるビジネス英語メールを習得していきました。

本記事を読めば、外国人に通用する、実践的な英文メールの署名の書き方がわかりますよ。

英語のビジネスメールにおける署名の役割

英語のビジネスメールにおける署名の役割について、簡単にまとめていきます。

署名は名詞と同じ役割

ビジネスメールにおける署名は、リアルな場における名詞と同じ役割を持ちます。

ですから、署名で書くべきことは、名詞に記載があるものとほぼ同じようになります。

相手側が見て、メールを送ってきた人はどこにある、どんな会社の、どんな部署の人なのかがすぐわかるような状態が、署名のあるべき状態です。

その前提をもとに、英語で署名を書く際の基本について解説します。

英語ビジネスメールの署名の基本

ビジネス英語メールで署名を書く上での基本を紹介します。

1. 署名の記載項目は決まっている

まず、署名に書く記載項目はほぼ決まっています。

どんな項目を入れるべきかというと、次の通りです。

この10つとなります。実際に海外とメールをしていても、上記項目を入れている方が大半ですね。

その中で、上記項目を全て入れている方もいれば、役職や会社のロゴは入れておらず、必要最低限で署名を作っている方もいます。

情報をがっつり入れるか、それとも必要最低限にするか、この辺りはどちらでもOKです。ですが、情報は全部入れておいた方が、自分がどんな人なのか、相手に伝わりやすくなるのでおすすめです。

2. 記載項目を書く順序も決まっている

書く項目が決まっていると同時に、記載項目を書く順序も決まっています。

結論、次の通りです。

名前から始まり、最後はお知らせに終わる。これが基本的な署名を書く順序です。

基本的にはこの順序で書かれている署名が多いですが、中には順番が違う署名も、実践の世界では見受けられました。

ですが、署名は奇をてらったことは必要なく、オーソドックスな書き方が一番です。ですから、上記順序で書いておくのが、一番間違いない書き方ですよ。

3. 装飾はビジネスシーンには不向き

時々、英文メールの署名に「♪」を使ったり「☆」を使う方がいますが、ビジネスシーンで装飾は不向きです。

実際に海外と仕事をしていると、特に女性の若いスタッフで、「♪」や「☆」を使う方がいるんですよね。

社内メールであればまだ良いものの、取引先にも「♪」や「☆」を含んだ署名を使っている人も、実際は存在します。

ですが、よほど関係が出来上がっていない限り、装飾はプラスになることはなく、むしろ印象がマイナスになるリスクをはらんでいることが実情です。

ですから、余計な装飾はせず、オーソドックスな署名にしておくことが間違いない署名の書き方です。

英語ビジネスメールの署名の書き方

英語ビジネスメールの署名の書き方を、各項目一つずつ解説します。

1. 名前

名前はシンプルで、そのまま書けばOKです。

日本語と逆で、名前が先に来て、名字が後に来ます。例えば佐藤健太であれば「Kenta Sato」となります。

2. 役職

役職は以下のパターンがあります。

基本的には上記の通りですが、企業によっては、社長をManaging Directorとしているところもありますので、100%上記役職名を使っているわけではありません。

ですが、上記記載の役職なら、オーソドックスですので、迷ったらここから選ぶものを選ぶと間違いないです。

なお、あなたに役職がない場合は役職は書かず、職種を書いて代替することも多いです。例えば営業担当なら「Sales」などですね。

とはいえ、職種はなくても問題はありません。書きたかったら書けばOKです。

3. 部署

部署の書き方は次の通りです。

基本的に「部署名＋Department」や、「部署名＋Division」で書くことが多いです。例えば営業部なら「Sales Department」や「Sales Division」です。

4. 会社名

英語表記の会社名は、基本的に会社が使っている英語表記があります。ですから会社側で使っているものを確認し、それをそのまま書けばOKです。

なお、会社名で使う英語表記は決まっており、次の通りです。

基本的にはCo.,Ltd.が多いので、もし会社に聞いてもわからなければ、株式会社であれば「Co.,Ltd」をつけておけば間違いないですよ。

5. 会社所在地

会社所在地の注意点は「日本語と書く順序が違うこと」です。

英語における住所を書く順序は次の通りです。

この順番となります。例えば「東京都中央区八重洲1-1-1 八重洲ビル101」であれば、次のような順番になります。

Address: 101 Yaesu building 1-1-1 Yaesu

Chuo ku Tokyo Japan

このように、日本語の住所とは真逆になることを覚えておけばOKです。

6. メールアドレス

メールアドレスは以下のようにそのまま記載すればOKです。

Email: Kenta.Sato@asia-trading.co.jp

7. 電話番号・FAX番号

電話番号も、以下のようにそのまま記載すればOKです。

Phone/Fax: 03-1111-1111/03-1111-2222

8. Webサイト

Webサイトも、以下のようにそのまま記載すればOKです。

Website: https://asia-trading.co.jp

9. 会社のロゴ

日本ではあまり馴染みがないかもしれないですが、海外では会社のロゴを署名に入れることが多いです。

必須ではないものの、会社で使っている正式な署名があれば、データを入手し、署名に含むことをお勧めします。

私も会社のロゴを署名に入れていましたが、良い意味で相手に印象付けることができます。

10. お知らせ

オフィスの移転予定があったり、新サービスのローンチなどを控えている場合、メール署名の末尾に情報を記載することも一つのテクニックです。

例えば私の場合、夏期休暇や冬季休暇などの長期休暇が近づいてきた場合は、署名の末尾に休みがあることを一筆添えていました。

この書き方は本当にケースバイケースですが、書きたい内容をネットで検索すればたくさん例文がが出てきますので、それを署名末尾にそのまま入れるようにしましょう。

そうすれば、別件のメールを送る際に、あなたが伝えたいことを一緒に相手に伝えることができて効率的です。

以上が英語メールの書き方です。

英語ビジネスメールの署名の例文

ここまで紹介したポイントをまとめた例文を紹介します。

書き方に迷ったら、ここで書いている署名をそのまま利用し、あなたの情報に修正を加えればそのまますぐ使えます。

署名の例文は以下の2パターンで用意しています。

なお今回は事例として、以下のような日本人の方が、海外向けの署名を作ることを想定します。

1. 情報をしっかり載せる署名

Kenta Sato / Manager

Sales Department / Asia Trading Co.,Ltd.

Address: 101 Yaesu building 1-1-1 Yaesu

Chuo ku Tokyo Japan

Email: Kenta.Sato@asia-trading.co.jp

Phone/Fax: 03-1111-1111/03-1111-2222

Website: https://asia-trading.co.jp

Please be inform that our office will be closed for the New Years holiday from 29th December to 3rd January. If you have any urgent matter, please call 000-000-0000.  （年末年始休暇のお知らせ）

先ほどの項目を会社のロゴ以外を全て入れたものです。署名末尾には冬季休暇のお知らせを入れています。

基本はこちらをベースに使うことがお勧めです。

2. 必要最低限の情報でシンプルな署名

Kenta Sato / Sales

Sales Department / Asia Trading Co.,Ltd.

Address: 101 Yaesu building 1-1-1 Yaesu

Chuo ku Tokyo Japan

Email: Kenta.Sato@asia-trading.co.jp

Phone/Fax: 03-1111-1111/03-1111-2222

Website: https://asia-trading.co.jp

先ほどの例文から役職・お知らせを除き、職種（営業としてSales）を追加したものです。

役職がない方やお知らせがない方は、こちらを利用することもお勧めです。Salesの部分は取り除いてもOKです。

まとめ

述べてきた通り、英語の署名は書き方の基本があります。基本に忠実に書くことが間違いない方法です。

また署名は「型」がほぼ決まっていますので、最後に紹介した例文通りに書いていけば全く問題ないですよ。

英文メールの書き方をより詳しく知りたい場合、以下記事でまとめているので、参考にしてみてください。1日50通の英文メールを書く立場から、実践で役立つポイントをわかりやすく解説しています。

またビジネスで通用する英語力を身につけるなら、英語の総合力を養う必要があります。

英語力を身につける際に役立ったツールは以下記事でまとめているので、ビジネスで通用する実践的英語力を短期習得したい場合、こちらも参考にしてみてください。

これを書いている私は、大手グローバル企業で海外部署に在籍しており、1日あたり50通くらいの英文メールを書いています。

とはいえ、最初は英文メールなんて全く書けないほど、英語は苦手でした。

そこで本記事では、自身のビジネス英語メールの実践経験をもとに、ビジネス英語メールの書き方や勉強法をまとめました。

• 仕事で英文メールを書く機会が頻繁にある
• 時々英文メールを書く機会があるけど、メールの書き方が全くわからない
• 近い将来、英語を使って仕事・ビジネスをしてみたい

いずれか一つでも当てはまる場合、本記事で得られるものがあると思いますよ。

ビジネス英語メールを使う機会が増加している理由

なぜなら、あらゆる産業でグローバル化が進んでいるからです。

以前は英文メールを使う業界といえば、商社やメーカーなど、大手で海外に拠点を持つ企業が多かったです。

ですが今は、日本は人口減少、少子高齢化により、マーケットはどんどん小さくなっていることが事実です。

ですから、これまで海外進出してこなかった大手企業をはじめ、新興ベンチャー企業なども、「海外でのビジネス機会」を模索しています。

その中で、海外でパートナーや取引先開拓のために、現地の外国人と英文メールをする機会はかなり増えてきました。

このような状態なので、今の状態でも英文メールを書ける人材の需要は高いですが、今後はさらに、英文メールを書ける人の価値は上がっていくことが予想されます。

ビジネス英語メールを書くときに意識しておくこと

外国人・ネイティブと対等にビジネス英語メールで会話する場合、「書き方の原則」があります。英文メールを書く際は、原則を意識しておく必要があります。

押さえておくべきポイントは次の3つです。

それぞれ解説します。

1. 結論ファーストで書く

英文メールを書くときに一番重要なことは、結論ファーストで書くことです。

私自身、外国人と英文メールのやり取りを毎日している中で感じましたが、外国人は本当にメールをちゃんと読みません（笑）

「メールを送ったけど、全部読んでくれた？」と聞くと、「そんなメール来てたっけ？」「一部しか読んでない」という返事は、実際のところとても多いんですよね…。

日本人は勤勉で細かいですが、上記の通り、外国人はそこまで勤勉で細かくありません。

ですから、結論・要点を最初にはっきりと伝えないと、メールの目的が全く伝わらないことになり、手間が増えてしまいます。

ですから、英文メールを書くときは、最初に結論・要点を書くことがとても重要です。これは私自身の実体験からも間違いないですし、優秀な上司や取引先も、結論・要点が明確になった英文メールを利用していました。

2. とにかく簡潔・シンプルに書く

また「とにかく簡潔に、シンプルに」も、英文メールを書く上で重要です。

なぜなら前述通り、多くの外国人は、英文メールを全文きっちり読むことはしないからです。

結論・要点がわからないまま、だらだら文章を10行書くよりも、1〜2行で簡潔に書いた方が、相手はちゃんと読んでくれます。

私自身、最初の頃は、自分の思っていること、依頼したいことを丁寧に書こうとするあまり、長文の英文メールを送ってばかりいました。当然、そういったメールは読んでくれていなかったんですよね。

ですから、簡潔に、シンプルには、英文メールを書くなら必ず押さえておきたいポイントです。

ここまで紹介した「結論ファースト」と「簡潔さ」の2点を気をつけるだけでも、英文メールの効率は格段に増しますよ！

3. 相手への配慮も一筆入れると丁寧

英文メールは結論ファースト、シンプルさが大事と書きましたが、それだけだと、多少冷たい印象を感じると思います。

その点で相手への配慮を示す一筆を添えると、相手の受け取り方も変わり、より円滑なコミュニケーション・信頼関係を築くことができます。

一番簡単な方法は、相手に依頼・質問する際に「尊敬語」を使うことです。

例えば相手に何かを訪ねたい場合は、以下のような尊敬の表現があります。

Would it be possible for you to 〜

Would you mind if I asked you to 〜

I would appreciate it if you could 〜

Perhaps you could 〜

Could (Would) you 〜

Can you 〜

Please  〜

このように、「Please〜」でも片付けられるフレーズですが、敢えて「I would appreciate it if you could 〜」などの文章を使うことで、丁寧な英文に変えることができます。

私は相手の立場によって、上記のフレーズを使い分けています。PCやスマホの自動入力機能に文章を登録しておけば、多少文章が長くなっても、執筆時間はそこまで増えません。

より上級者の英文メールを目指すなら、相手への配慮のある英文メールを書けると理想です。

4. 完璧な文法を目指す必要はない

英文メール初心者にありがちなのは、とにかく100点満点の文法を目指すことです。

ですが結論、完璧な文法を目指す必要はありません。なぜなら、海外のビジネスシーンにおいては、完璧な英語でなくても通用するからです。

例えば、海外のビジネスシーンでは、「英語が母国語ではない人」も多く存在します。彼ら彼女らが使う文法は結構めちゃめちゃなことも多いのですが、それでも目的や意味は相手に伝わっているんですよね。

もちろん、ネイティブ相手であれば、完璧な文法の方が好まれることは事実です。目指すべき場所は最終はそこです。

ですが、完璧な英文ではなくても、相手に意味は伝わることも事実です。ですから、英文メールを100点で書けないからといって、英文メールを書くこと自体をためらってしまうのは、英語力向上を鈍化させる要因になります。

英文メールは実践で使っていく中で、「自分が書いた英文が、相手にちゃんと伝わっている」という小さな成功体験を感じることができ、自信も湧いてくるからです。

ですから、完璧は目指さず、早いうちに英文メールを実践で使うことをおすすめします。

ビジネス英語メールの基本的な構成

ビジネス英語メールは基本的な構成（型）があります。基本的な構成は次の通りです。

例えば、実際に英文メールで事例を挙げると次のようなイメージです。

（1. 件名）

Meeting with Mr Kevin

 

（2. 宛名）

Dear Mark

 

（3. 以下本文）

Hope you are doing well.

I would like you to attend the meeting with Mr Kevin on 23rd March.

It would be highly appreciated if you could reply to me by tomorrow.

 

（4-1. 以下結びの言葉）

Best Regards,

 

（4-2. 以下署名）

Ken Sato

●● Co.,Ltd

Tokyo Branch office, Minato-ku Tokyo, Japan

Website: https://●●.co.jp

これが基本的な型です。

1. 件名の書き方

件名（Subject）は本文の内容をシンプルに伝えましょう。

今回の例文でいうと「Kevinとのミーティング参加依頼」なので、「Meeting with Mr Kevin」としています。

2. 宛名の書き方

宛名は例文のように「Dear Mark」だと丁寧な表現です。

一方、社内の方や、親しい方が相手の場合、「Hi Mark」で代用することも実際は多いです。

ちなみに私の場合、社内メールは基本「Hi ●●」で宛名を書いています。

3. 本文の書き方

本文は前述通り、結論・要点を完結かつシンプルに書くようにしましょう。

今回でいうと会議の参加依頼なので、要点をすぐに書いています。前述通り、シンプルに簡潔に書くことで、外国人にも読んでもらいやすくなります。

4. 結びの言葉、署名の書き方

最後は「結びの言葉」と「署名」です。

「結びの言葉」は聞き慣れないかもしれませんが、英文メールの最後に添える一言です。相手に対して敬意を示すことができるので、英文メールでは結びに入れることが一般的となっています。

どんな結び言葉が使われるかというと、以下のようなものがあります。

Sincerely,

Sincerely yours,

フォーマルな表現。「真心を込めて」

 

Best regards,

Kind regards,

カジュアルな表現。「敬意を込めて」

 

Best wishes,

友人に「幸運を祈る」

このように、相手の立場やシーンによって使い分けるとより丁寧です。

ただ実際の英文メールの場面では、多くの人は署名で結びの言葉も登録していることが多いです。私は「Best Regards,」を登録していますね。

特にビジネスで重要な取引先が相手の場合、フォーマルな「Sincerely yours,」を使うと良いですよ。

ビジネス英語メールの勉強・練習方法

ビジネス英語メールの勉強・練習方法は以下3つのステップです。

それぞれ解説しますね。

1. ビジネス英文メールの定型文をまず覚える

まずはビジネス英文メールの定型文を覚えることが最初のステップです。

ビジネス英語でメールを書こうとしても、ベースとなるフレーズを理解していない限りは、書くことはできないからです。ですから、まずは定型文を覚えることから始めましょう。

ビジネス英語の定型文例

参考までに、ビジネス英語でよく使う定型文をまとめました。

太字の部分が定型箇所で、そのあとが伝えたい内容によって変えることで、使い回すことができます。

Could you please prepare documents as soon as possible.

この書類を至急準備していただけますか？

 

Would it possible for you to reply by tomorrow?

明日までに回答をいただくことは可能ですか？

 

Please kindly contact with her.

彼女にコンタクトを取って下さい。

 

Please find attached files.

書類を添付しますのでご査収下さい。

 

We would like to inform you that we will launch new service next month.

私たちは来月、新しいサービスを開始することをお知らせします。

 

It would be highly appreciated if you could reply to us by tomorrow.

明日までに返事を頂けると幸甚です。

 

We would like you to attend this meeting.

この会議にあなたも参加して頂けると幸いです。

 

We really apologize for inconvinience caused.

この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。

 

Hope you are  well.

お元気でしょうか？

ビジネスで使う英文フレーズを学べるツール

最近はビジネス英語の定型文・フレーズを学べるアプリや本もたくさんあります。

中には「これ、実践であまり使わないよね？」というアプリや本も残念ながらあるのですが、反対に質の高いアプリ・本も存在します。

ではどんなアプリや本が良いかというと、私が使って良かったのは以下です。

この2つはとても良かったです。

特に、ビジネス英語全般を学ぶならスタディサプリEnglish ビジネス英語コースが良かったです。

スタディサプリはビジネスメール特化ではないものの、初心者にもわかりやすいコンテンツで、楽しくビジネス英語を学べる仕立てになっていたことが好印象でした。

月額3,278円かかりますが、3ヶ月学習するだけでも、ビジネス英語のベースは作ることができます。

加えて、今なら「無料トライアル期間」があるため、無料でおためし利用できます。なので、まず使ってみることもおすすめです。

無料トライアル期間が終了するとお金が2,980円かかりますが、使ってみて自分に合わないと思えば、トライアル期間が終わる前に解約すれば1円もかかりません。解約もスマホで簡単にできます。

2. 自分一人で英文メールを書く練習をする

英文フレーズをアプリ・本でインプットしたら、実際に書く練習を一人で積んでいきましょう。

覚えたフレーズ通りで文章を書くことでも良いですし、あるいは伝えたい内容によって、文章を少し変えることも良い練習方法です。文章を変えることができると、応用力が身についていくからです。

英文添削ツールを使えば、英文メールの練習を一人でできる

特に自分で文章をオリジナルで作る場合、作った文章が正しいか、一人だとわからないですよね。

その点で最近は「英文の添削ツール」があるので、自分が書いた英文が正しいか、自分一人でチェックすることができます。

添削ツールで一番簡単に使えておすすめできるのはGrammarlyです。

Grammarlyは英文の添削ツールです。正しい文法が予め登録されており、自分で書いた文章が文法的に誤っている場合、自動で指摘してくれるツールです。

Grammarlyは人間ではなく、コンピューターが自動添削してくれるツールなので、独学でも気軽に簡単に利用できますよ。

Grammarly以外にも英文添削ツールはあります。以下が一覧なので、気になるものを使ってみると良いですよ。

3. 仕事で実際に使ってみる

自分一人で英文メールの練習を積んだら、実際に仕事で使ってみましょう。

結局のところ、本当の意味で英文メールを使いこなすには、実践でバリバリ使うことが近道です。

前述した添削ツール等を使えば、自分一人で勉強・練習もできます。ですが最終的には、「機械」ではなく「人」を相手にメールで対話することで、本当の意味で自信もついてきます。

だからこそ、仕事で英文メールを使う機会があるなら、早いうちにチャレンジしましょう。そうすれば、英文メールを使いこなす状態に、いち早くなることができますよ。

ビジネス英語メールは学習すればすぐ上達する

ビジネス英語は難しいと思われがちですが、実はそこまで難しくありません。

特に英文メールは、利用するフレーズもある程度型が決まっているので、慣れてしまえば、全く難しくないですよ。

英文メールは苦手意識を持っている人が多い分野にも関わらず、ちゃんと学習すればすぐに上達します。そういう意味で、時間をかけて習得する価値は大きいです。

英文メールが書けると、控えめにいっても人生や仕事の幅は広がります。日本だけでなく世界中がビジネスの場になるので、今後の未来は間違いなく明るくなりますよ。

そこで本記事では、そのままコピペで使える英語ビジネスメールの件名の例文を、シーンごとに紹介します。

これを書いている私は、仕事で英語を長年使ってきており、1日50通ほどの英文メールを書いてきました。その過程で、正しい英文メールの件名の書き方を理解してきました。

そのような経験をもとに、英文メールの件名の書き方や例文を解説しますね。

英語ビジネスメールで件名を書くときの基本

まず、英語でビジネスメールの件名を書く際は「基本」があります。

件名を書く際に押さえておくべき基本は次の3つです。

それぞれ解説します。

1. 長くしすぎず、メールの内容を簡潔に書くこと【目安は6〜8語程度】

まず大事なことは、件名を長くダラダラ書きすぎず、メールの内容を簡潔に書くことです。

目安としては、6〜8語程度が、ちょうど良い件名の長さと言われています。ですから、この範囲に収まるくらいだとちょうど良いですね。

一方で、極端に短すぎてもNGでして、例えば一語で「Urgent」などで書くのは、NGパターンに該当します。なぜなら短すぎると、メールの内容が件名だけではわからないからです。

私がまだ英文メールに慣れていなかった頃は、ダラダラと10語以上に渡って件名を書いたり、極端に短すぎて、メールの内容を全く表せていなかったことが多々ありました。

英語を使って仕事をしている方ならわかると思いますが、外国人はメールを読まない人も多いんですよね..。

ですから、件名でメール内容を相手にちゃんと伝えないと、メールが全く読まれないことがよく起きます。私の場合、そのようなことが多々起きて、仕事でトラブルになったこともあります。

件名は長すぎず、短すぎず、簡潔にメール内容を伝えるようにしましょう。これが英語メールの件名の基本であり、一番大事なことです。

2. 「全て太文字」や「！」はできるだけ使わない

件名を全てを「太字」にしたり、「！」を多用する方がたまにいますが、できるだけ使わない方が良いです。なぜならどちらも、プレッシャーや焦りを相手に伝える表現だからです。

メールを受け取る側からすれば、プレッシャーや焦りがこもったメールは気持ちの良いものではありません。

実際に外国人と仕事をしていると、納期に対してのらりくらりな方も多いので、敢えてプレッシャーや焦りを与えたい気持ちはよくわかります。事実、私もそうだったからです。

ですが、こういったメールは逆効果になることも多く、信頼関係にも響いてくるため、使用は控えるようにしましょう。

また、全部太字のメールはスパムメールでもよくあるので、スパムメールと間違われる可能性もあります。

ですから、どうしても急ぎの場合は、太字やビックリマークではなく、「Urgent」「Important」などをメールの先頭につけることが一般的です。

時々「Super Urgent!!!!」などのメールを送ってしまう人もいますが、たまに使う分には効果はありますが、常用してしまうと全く効果がなくなるので、その点でもおすすめしません。

3. 重要なことは先頭に書くとベター

件名がどうしても長めになってしまう場合、重要な単語はできるだけ前の方に持ってくることがおすすめです。

なぜならメールの場合、送付先の人の目に最初に入るのは、「件名の先頭」だからです。

例えば前述通り、急ぎの案件の場合は「Urgent」「Important」などを伝えるべきですが、これらは件名のトップに持ってくることが原則です。

この点でも私は過去に失敗しており、メール末尾に「Urgent」と入れていたんですよね。でも、相手側の対応は遅かったです。後から聞いたところ、件名末尾のUrgentに気づかなかったようで、メールを開いてもらってすらいませんでした。

ですから、どうしても伝えたいことは、件名の先頭に持ってくるようにしましょう。

英語ビジネスメールで件名をスムーズに書くポイント

英語ビジネスメールで件名をスムーズに書けるようになるにはポイントがあります。

結論、よく使う件名の型をそのまま覚え、覚えた型の通りに件名を書くことです。なぜなら、型さえ覚えてしまえば、どんなメールに対しても、ある程度汎用的に活用できるからです。

私自身も最初はメールの件名の型がわかりませんでしたが、型をまず覚えたことで、件名を書くスピードも速くなりました。

今回はよく使う件名の例文を取り上げますので、型として利用し、そのまま覚えてしまうことがおすすめです。

英語ビジネスメールの件名でよく使う例文・フレーズ・表現集

英語ビジネスメールの件名でよく使われる例文・フレーズ・表現を、以下のシーンごとに分けて紹介します。

• お願いをするとき
• 確認をするとき
• 問い合わせをするとき
• お知らせをするとき
• 招待を送るとき
• お礼をするとき
• お詫びをするとき
• 情報共有したいとき
• キャンセルをするとき
• 歓迎メールの送り方
• リマインドメールを送るとき

お願いをするときの件名

お願いの件名の例文

Request for（Appointment）

アポイントメントのお願い

 

Request for（Payment）

支払いのお願い

確認をするときの件名

確認の件名の例文

Confirmation of（Reservation for 24th December）

12月24日の予約の確認

 

Confirmation of（Order RK-0120)

RK-0120の注文の確認

問い合わせをするときの件名

問い合わせの件名の例文

Inquiry about（your service）

貴社のサービスに関する問い合わせ

 

Inquiry about（invoice #7777）

請求書番号7777に関する問い合わせ

お知らせを送るときの件名

お知らせの件名の例文

Notification of（our new service）

弊社の新サービスに関するお知らせ

 

Notification of（summer vacation Period）

夏季休暇に関するお知らせ

Notice to（our new service）

弊社の新サービスに関するお知らせ

 

Notice to（winter vacation Period）

冬季休暇に関するお知らせ

招待を送るときの件名

招待の件名の例文

Invitation to（Our Opening Ceremony）

オープニングセレモニーへの招待

 

Invitation to（Lunch with Mr Kevin）

ケビンとのランチへの招待

お礼をするときの件名

御礼の件名の例文

Thank you for（your reply）

返信へのお礼メール

 

Thank you for（your purchase）

購入の御礼

 

Thank you for（coming/booking/inquiring/attending/sharing/joying/visiting）

していただきありがとうございました

お詫びをするときの件名

お詫びの件名の例文

Apology for（the payment delay）

支払い遅延のお詫び

 

Apology for（the mistake）

ミスに関するお詫び

情報共有したいときの件名

情報共有の件名の例文

Sharing（of information）

情報共有

 

Sharing（meeting minutes）

ミーティング議事録の共有

 

Update（Project C）

Cプロジェクトのアップデート

キャンセルをするときの件名

キャンセルの件名の例文

Cancellation（Tuesday Meeting）

火曜日のミーティングのキャンセルについて

歓迎メールを送るときの件名

歓迎メールの件名の例文

Welcome to（our team）

我々のチームへようこそ

リマインドメールを送るときの件名

リマインドの件名の例文

【Reminder】（Invitation to Our Opening Ceremony）

オープニングセレモニー招待に対するリマインド

英語ビジネスメールの件名で使うことを避けたい例文・フレーズ・表現

また、以下のような件名は、ビジネスにおいてはまず使うべきではありません。

Urgent（緊急）

NG理由：短すぎず、何が緊急かわからない

 

ABOUT MEETING!!!!!（ミーティングの件について）

NG理由：全てが太字、かつ！の多用がある

前述した英文メールの基本の通り、

• 短すぎる件名
• 太字だけの件名
• ！を多用するメール

これらは、使うことを避けるようにしましょう。

まとめ

述べてきた通り、英文メールの件名は型があります。

「型」をまず覚えて、件名を書く経験を積んでいけば、英文メールは全く難しくありません。英文メールは正しく学習すれば、書くときにいちいち困ることもなく、スムーズに書けるようになりますよ。

今回は英文メールの件名を紹介しましたが、メール本文などの効率的な書き方を知りたい場合「ビジネス英語のメールの勉強法や書き方を、1日50通書く私が解説」で詳しく解説しています。続けて参考にしてみてください。