英語ビジネスメールで「署名」を正しく書くポイントや例文

英語ビジネスメールで「署名」を正しく書くポイントや例文

ビジネスシーンにおいて、海外とやり取りをする機会が増えてきました。その中で、初めて海外向けに英語のメールを書く人も増えています。

 

英語のメールを書く際に悩むことの一つが「署名」の書き方です。当然ながら、日本語で書いている署名をそのまま使うことはできません。

 

そこで本記事では、

 

  • ビジネス英語メールで署名を書く際の基本事項
  • 署名の具体的な書き方
  • 英語メールの署名ですぐ使える例文(コピペで一部修正してすぐ利用可能)

 

これらについてご紹介します。

 

私は仕事で英語を使っており、1日50通以上の英文メールを作っています。最初は全く書けなかったのですが、経験を積んでいったことで、実践で使えるビジネス英語メールを習得していきました。

 

本記事を読めば、外国人に通用する、実践的な英文メールの署名の書き方がわかりますよ。

 

英語のビジネスメールにおける署名の役割

英語のビジネスメールにおける署名の役割

 

英語のビジネスメールにおける署名の役割について、簡単にまとめていきます。

 

署名は名詞と同じ役割

ビジネスメールにおける署名は、リアルな場における名詞と同じ役割を持ちます。

 

ですから、署名で書くべきことは、名詞に記載があるものとほぼ同じようになります。

 

相手側が見て、メールを送ってきた人はどこにある、どんな会社の、どんな部署の人なのかがすぐわかるような状態が、署名のあるべき状態です。

 

その前提をもとに、英語で署名を書く際の基本について解説します。

 

英語ビジネスメールの署名の基本

英語ビジネスメールの署名の基本

 

ビジネス英語メールで署名を書く上での基本を紹介します。

 

1. 署名の記載項目は決まっている

まず、署名に書く記載項目はほぼ決まっています。

 

どんな項目を入れるべきかというと、次の通りです。

 

署名で必要な記載項目

・名前

・役職

・部署

・会社名

・会社所在地

・メールアドレス

・電話番号・FAX番号

・Webサイト

・会社のロゴ

・お知らせ

 

この10つとなります。実際に海外とメールをしていても、上記項目を入れている方が大半ですね。

 

その中で、上記項目を全て入れている方もいれば、役職や会社のロゴは入れておらず、必要最低限で署名を作っている方もいます。

 

情報をがっつり入れるか、それとも必要最低限にするか、この辺りはどちらでもOKです。ですが、情報は全部入れておいた方が、自分がどんな人なのか、相手に伝わりやすくなるのでおすすめです。

 

2. 記載項目を書く順序も決まっている

書く項目が決まっていると同時に、記載項目を書く順序も決まっています。

 

結論、次の通りです。

 

署名の順序

1.名前

2. 役職

3 部署

4. 会社名

5. 会社所在地

6. メールアドレス

7. 電話番号・FAX番号

8. Webサイト

9. 会社のロゴ

10. お知らせ

 

名前から始まり、最後はお知らせに終わる。これが基本的な署名を書く順序です。

 

基本的にはこの順序で書かれている署名が多いですが、中には順番が違う署名も、実践の世界では見受けられました。

 

ですが、署名は奇をてらったことは必要なく、オーソドックスな書き方が一番です。ですから、上記順序で書いておくのが、一番間違いない書き方ですよ。

 

3. 装飾はビジネスシーンには不向き

時々、英文メールの署名に「♪」を使ったり「☆」を使う方がいますが、ビジネスシーンで装飾は不向きです。

 

実際に海外と仕事をしていると、特に女性の若いスタッフで、「♪」や「☆」を使う方がいるんですよね。

 

社内メールであればまだ良いものの、取引先にも「♪」や「☆」を含んだ署名を使っている人も、実際は存在します。

 

ですが、よほど関係が出来上がっていない限り、装飾はプラスになることはなく、むしろ印象がマイナスになるリスクをはらんでいることが実情です。

 

ですから、余計な装飾はせず、オーソドックスな署名にしておくことが間違いない署名の書き方です。

 

英語ビジネスメールの署名の書き方

英語ビジネスメールの署名の書き方

 

英語ビジネスメールの署名の書き方を、各項目一つずつ解説します。

 

1. 名前

名前はシンプルで、そのまま書けばOKです。

 

日本語と逆で、名前が先に来て、名字が後に来ます。例えば佐藤健太であれば「Kenta Sato」となります。

 

2. 役職

役職は以下のパターンがあります。

 

役職の書き方

社長:President

副社長:Vice President

取締役:Director

部長:General Manager

課長:Manager

係長や主任:Chief/Supervisorなど

 

基本的には上記の通りですが、企業によっては、社長をManaging Directorとしているところもありますので、100%上記役職名を使っているわけではありません。

 

ですが、上記記載の役職なら、オーソドックスですので、迷ったらここから選ぶものを選ぶと間違いないです。

 

なお、あなたに役職がない場合は役職は書かず、職種を書いて代替することも多いです。例えば営業担当なら「Sales」などですね。

 

とはいえ、職種はなくても問題はありません。書きたかったら書けばOKです。

 

3. 部署

部署の書き方は次の通りです。

 

部署の書き方

営業部:Sales Department

経理部:General Accounting Department

人事部:Human Resources Department

総務部:General Affairs Department

企画部:Planning Department

オペレーションセンター(貿易関係など):Operetion Center

 

基本的に「部署名+Department」や、「部署名+Division」で書くことが多いです。例えば営業部なら「Sales Department」や「Sales Division」です。

 

4. 会社名

英語表記の会社名は、基本的に会社が使っている英語表記があります。ですから会社側で使っているものを確認し、それをそのまま書けばOKです。

 

なお、会社名で使う英語表記は決まっており、次の通りです。

 

会社名の書き方

Co.,Ltd.(Ltd.)→Company Limitedの略で、株式会社を指します。書き方の注意点は、Coの後にピリオド(.)とカンマ(,)が入ることです。

Inc.:Incorporatedの略で、登記済みの法人を指します。

Corp.:Corporationの略で、Incと同じ扱いです。

 

基本的にはCo.,Ltd.が多いので、もし会社に聞いてもわからなければ、株式会社であれば「Co.,Ltd」をつけておけば間違いないですよ。

 

5. 会社所在地

会社所在地の注意点は「日本語と書く順序が違うこと」です。

 

英語における住所を書く順序は次の通りです。

 

住所を書く順番

1. 建物名

2. 番地

3. 市区町村

4. 都道府県

5. 国名

 

この順番となります。例えば「東京都中央区八重洲1-1-1 八重洲ビル101」であれば、次のような順番になります。

 

Address: 101 Yaesu building 1-1-1 Yaesu

Chuo ku Tokyo Japan

 

このように、日本語の住所とは真逆になることを覚えておけばOKです。

 

6. メールアドレス

メールアドレスは以下のようにそのまま記載すればOKです。

 

Email: Kenta.Sato@asia-trading.co.jp

 

7. 電話番号・FAX番号

電話番号も、以下のようにそのまま記載すればOKです。

 

Phone/Fax: 03-1111-1111/03-1111-2222

 

8. Webサイト

Webサイトも、以下のようにそのまま記載すればOKです。

 

Website: https://asia-trading.co.jp

 

9. 会社のロゴ

日本ではあまり馴染みがないかもしれないですが、海外では会社のロゴを署名に入れることが多いです。

 

必須ではないものの、会社で使っている正式な署名があれば、データを入手し、署名に含むことをお勧めします。

 

私も会社のロゴを署名に入れていましたが、良い意味で相手に印象付けることができます。

 

10. お知らせ

オフィスの移転予定があったり、新サービスのローンチなどを控えている場合、メール署名の末尾に情報を記載することも一つのテクニックです。

 

例えば私の場合、夏期休暇や冬季休暇などの長期休暇が近づいてきた場合は、署名の末尾に休みがあることを一筆添えていました。

 

この書き方は本当にケースバイケースですが、書きたい内容をネットで検索すればたくさん例文がが出てきますので、それを署名末尾にそのまま入れるようにしましょう。

 

そうすれば、別件のメールを送る際に、あなたが伝えたいことを一緒に相手に伝えることができて効率的です。

 

以上が英語メールの書き方です。

 

英語ビジネスメールの署名の例文

英語ビジネスメールの署名の例文

 

ここまで紹介したポイントをまとめた例文を紹介します。

 

書き方に迷ったら、ここで書いている署名をそのまま利用し、あなたの情報に修正を加えればそのまますぐ使えます。

 

署名の例文は以下の2パターンで用意しています。

 

署名の例文

1. 情報をしっかり載せる署名

2. 必要最低限の情報でシンプルな署名

 

なお今回は事例として、以下のような日本人の方が、海外向けの署名を作ることを想定します。

 

プロフィール

名前:佐藤健太

役職:課長

部署:営業部

会社名:アジア貿易株式会社

会社所在地:東京都中央区八重洲1-1-1

メールアドレス:kenta.sato@asia-trading.com

電話番号・FAX番号:03-1111-1111/03-2222-2222

Webサイト:https://asia-trading.co.jp

お知らせ:新サービスを2021年3月1日にリリースします。詳しくは公式サイトをご覧ください。

 

1. 情報をしっかり載せる署名

Kenta Sato / Manager

Sales Department / Asia Trading Co.,Ltd.

Address: 101 Yaesu building 1-1-1 Yaesu

Chuo ku Tokyo Japan

Email: Kenta.Sato@asia-trading.co.jp

Phone/Fax: 03-1111-1111/03-1111-2222

Website: https://asia-trading.co.jp

Please be inform that our office will be closed for the New Years holiday from 29th December to 3rd January. If you have any urgent matter, please call 000-000-0000.  (冬季休暇のお知らせ)

 

先ほどの項目を会社のロゴ以外を全て入れたものです。署名末尾には冬季休暇のお知らせを入れています。

 

基本はこちらをベースに使うことがお勧めです。

 

2. 必要最低限の情報でシンプルな署名

Kenta Sato / Sales

Sales Department / Asia Trading Co.,Ltd.

Address: 101 Yaesu building 1-1-1 Yaesu

Chuo ku Tokyo Japan

Email: Kenta.Sato@asia-trading.co.jp

Phone/Fax: 03-1111-1111/03-1111-2222

Website: https://asia-trading.co.jp

 

先ほどの例文から役職・お知らせを除き、職種(営業としてSales)を追加したものです。

 

役職がない方やお知らせがない方は、こちらを利用することもお勧めです。Salesの部分は取り除いてもOKです。

 

まとめ

英語ビジネスメールの署名の例文

 

述べてきた通り、英語の署名は書き方の基本があります。基本に忠実に書くことが間違いない方法です。

 

また署名は「型」がほぼ決まっていますので、最後に紹介した例文通りに書いていけば全く問題ないですよ。

 

英文メールの書き方をより詳しく知りたい場合、以下記事でまとめているので、参考にしてみてください。1日50通の英文メールを書く立場から、実践で役立つポイントをわかりやすく解説しています。

 

 

またビジネスで通用する英語力を身につけるなら、英語の総合力を養う必要があります。

 

英語力を身につける際に役立ったツールは以下記事でまとめているので、ビジネスで通用する実践的英語力を短期習得したい場合、こちらも参考にしてみてください。