ビジネス英語のメールの勉強法や書き方を、1日50通書く私が解説

ビジネス英語のメールの勉強法や書き方を、1日50通書く私が解説

本記事では、ビジネス英語メールの勉強法や書き方を紹介します。

 

これを書いている私は、大手グローバル企業で海外部署に在籍しており、1日あたり50通くらいの英文メールを書いています。

 

とはいえ、最初は英文メールなんて全く書けないほど、英語は苦手でした。

 

そこで本記事では、自身のビジネス英語メールの実践経験をもとに、ビジネス英語メールの書き方や勉強法をまとめました。

 

  • 仕事で英文メールを書く機会が頻繁にある
  • 時々英文メールを書く機会があるけど、メールの書き方が全くわからない
  • 近い将来、英語を使って仕事・ビジネスをしてみたい

 

いずれか一つでも当てはまる場合、本記事で得られるものがあると思いますよ。

 

ビジネス英語メールを使う機会が増加している理由

ビジネス英語メールを使う機会が増加している理由

 

なぜなら、あらゆる産業でグローバル化が進んでいるからです。

 

以前は英文メールを使う業界といえば、商社やメーカーなど、大手で海外に拠点を持つ企業が多かったです。

 

ですが今は、日本は人口減少、少子高齢化により、マーケットはどんどん小さくなっていることが事実です。

 

ですから、これまで海外進出してこなかった大手企業をはじめ、新興ベンチャー企業なども、「海外でのビジネス機会」を模索しています。

 

その中で、海外でパートナーや取引先開拓のために、現地の外国人と英文メールをする機会はかなり増えてきました。

 

このような状態なので、今の状態でも英文メールを書ける人材の需要は高いですが、今後はさらに、英文メールを書ける人の価値は上がっていくことが予想されます。

 

ビジネス英語メールを書くときに意識しておくこと

ビジネス英語メールの書き方

 

外国人・ネイティブと対等にビジネス英語メールで会話する場合、「書き方の原則」があります。英文メールを書く際は、原則を意識しておく必要があります。

 

押さえておくべきポイントは次の3つです。

 

ビジネス英語メールの書き方

1. 結論ファーストで書く

2. とにかく簡潔・シンプルに書く

3. 相手への配慮も一筆入れると丁寧

4. 完璧な文法を目指す必要はない

 

それぞれ解説します。

 

1. 結論ファーストで書く

英文メールを書くときに一番重要なことは、結論ファーストで書くことです。

 

私自身、外国人と英文メールのやり取りを毎日している中で感じましたが、外国人は本当にメールをちゃんと読みません(笑)

 

「メールを送ったけど、全部読んでくれた?」と聞くと、「そんなメール来てたっけ?」「一部しか読んでない」という返事は、実際のところとても多いんですよね…。

 

日本人は勤勉で細かいですが、上記の通り、外国人はそこまで勤勉で細かくありません。

 

ですから、結論・要点を最初にはっきりと伝えないと、メールの目的が全く伝わらないことになり、手間が増えてしまいます。

 

ですから、英文メールを書くときは、最初に結論・要点を書くことがとても重要です。これは私自身の実体験からも間違いないですし、優秀な上司や取引先も、結論・要点が明確になった英文メールを利用していました。

 

2. とにかく簡潔・シンプルに書く

また「とにかく簡潔に、シンプルに」も、英文メールを書く上で重要です。

 

なぜなら前述通り、多くの外国人は、英文メールを全文きっちり読むことはしないからです。

 

結論・要点がわからないまま、だらだら文章を10行書くよりも、1〜2行で簡潔に書いた方が、相手はちゃんと読んでくれます。

 

私自身、最初の頃は、自分の思っていること、依頼したいことを丁寧に書こうとするあまり、長文の英文メールを送ってばかりいました。当然、そういったメールは読んでくれていなかったんですよね。

 

ですから、簡潔に、シンプルには、英文メールを書くなら必ず押さえておきたいポイントです。

 

ここまで紹介した「結論ファースト」と「簡潔さ」の2点を気をつけるだけでも、英文メールの効率は格段に増しますよ!

 

3. 相手への配慮も一筆入れると丁寧

英文メールは結論ファースト、シンプルさが大事と書きましたが、それだけだと、多少冷たい印象を感じると思います。

 

その点で相手への配慮を示す一筆を添えると、相手の受け取り方も変わり、より円滑なコミュニケーション・信頼関係を築くことができます。

 

一番簡単な方法は、相手に依頼・質問する際に「尊敬語」を使うことです。

 

例えば相手に何かを訪ねたい場合は、以下のような尊敬の表現があります。

 

Would it be possible for you to 〜

Would you mind if I asked you to 〜

I would appreciate it if you could 〜

Perhaps you could 〜

Could (Would) you 〜

Can you 〜

Please  〜

 

このように、「Please〜」でも片付けられるフレーズですが、敢えて「I would appreciate it if you could 〜」などの文章を使うことで、丁寧な英文に変えることができます。

 

私は相手の立場によって、上記のフレーズを使い分けています。PCやスマホの自動入力機能に文章を登録しておけば、多少文章が長くなっても、執筆時間はそこまで増えません。

 

より上級者の英文メールを目指すなら、相手への配慮のある英文メールを書けると理想です。

 

4. 完璧な文法を目指す必要はない

英文メール初心者にありがちなのは、とにかく100点満点の文法を目指すことです。

 

ですが結論、完璧な文法を目指す必要はありません。なぜなら、海外のビジネスシーンにおいては、完璧な英語でなくても通用するからです。

 

例えば、海外のビジネスシーンでは、「英語が母国語ではない人」も多く存在します。彼ら彼女らが使う文法は結構めちゃめちゃなことも多いのですが、それでも目的や意味は相手に伝わっているんですよね。

 

もちろん、ネイティブ相手であれば、完璧な文法の方が好まれることは事実です。目指すべき場所は最終はそこです。

 

ですが、完璧な英文ではなくても、相手に意味は伝わることも事実です。ですから、英文メールを100点で書けないからといって、英文メールを書くこと自体をためらってしまうのは、英語力向上を鈍化させる要因になります。

 

英文メールは実践で使っていく中で、「自分が書いた英文が、相手にちゃんと伝わっている」という小さな成功体験を感じることができ、自信も湧いてくるからです。

 

ですから、完璧は目指さず、早いうちに英文メールを実践で使うことをおすすめします。

 

ビジネス英語メールの基本的な構成

ビジネス英語メールの基本的な構成

 

ビジネス英語メールは基本的な構成(型)があります。基本的な構成は次の通りです。

 

ビジネス英語メールの構成

1. 件名

2. 宛名

3. 本文

4. 結びの言葉、署名

 

例えば、実際に英文メールで事例を挙げると次のようなイメージです。

 

(1. 件名)

Meeting with Mr Kevin

 

(2. 宛名)

Dear Mark

 

(3. 以下本文)

Hope you are doing well.

I would like you to attend the meeting with Mr Kevin on 23rd March.

It would be highly appreciated if you could reply to me by tomorrow.

 

(4-1. 以下結びの言葉)

Best Regards,

 

(4-2. 以下署名)

Ken Sato

●● Co.,Ltd

Tokyo Branch office, Minato-ku Tokyo, Japan

Website: https://●●.co.jp

 

これが基本的な型です。

 

1. 件名の書き方

件名(Subject)は本文の内容をシンプルに伝えましょう。

 

今回の例文でいうと「Kevinとのミーティング参加依頼」なので、「Meeting with Mr Kevin」としています。

 

2. 宛名の書き方

宛名は例文のように「Dear Mark」だと丁寧な表現です。

 

一方、社内の方や、親しい方が相手の場合、「Hi Mark」で代用することも実際は多いです。

 

ちなみに私の場合、社内メールは基本「Hi ●●」で宛名を書いています。

 

3. 本文の書き方

本文は前述通り、結論・要点を完結かつシンプルに書くようにしましょう。

 

今回でいうと会議の参加依頼なので、要点をすぐに書いています。前述通り、シンプルに簡潔に書くことで、外国人にも読んでもらいやすくなります。

 

4. 結びの言葉、署名の書き方

最後は「結びの言葉」と「署名」です。

 

「結びの言葉」は聞き慣れないかもしれませんが、英文メールの最後に添える一言です。相手に対して敬意を示すことができるので、英文メールでは結びに入れることが一般的となっています。

 

どんな結び言葉が使われるかというと、以下のようなものがあります。

 

Sincerely,

Sincerely yours,

フォーマルな表現。「真心を込めて」

 

Best regards,

Kind regards,

カジュアルな表現。「敬意を込めて」

 

Best wishes,

友人に「幸運を祈る」

 

このように、相手の立場やシーンによって使い分けるとより丁寧です。

 

ただ実際の英文メールの場面では、多くの人は署名で結びの言葉も登録していることが多いです。私は「Best Regards,」を登録していますね。

 

特にビジネスで重要な取引先が相手の場合、フォーマルな「Sincerely yours,」を使うと良いですよ。

 

ビジネス英語メールの勉強・練習方法

ビジネス英語メールの勉強・練習方法

 

ビジネス英語メールの勉強・練習方法は以下3つのステップです。

 

ビジネス英語メールの勉強方法

1. 英文メールの定型文をまず覚える

2. 自分一人で英文メールを書く練習をする

3. 仕事で実際に使ってみる

 

それぞれ解説しますね。

 

1. ビジネス英文メールの定型文をまず覚える

まずはビジネス英文メールの定型文を覚えることが最初のステップです。

 

ビジネス英語でメールを書こうとしても、ベースとなるフレーズを理解していない限りは、書くことはできないからです。ですから、まずは定型文を覚えることから始めましょう。

 

ビジネス英語の定型文例

参考までに、ビジネス英語でよく使う定型文をまとめました。

 

太字の部分が定型箇所で、そのあとが伝えたい内容によって変えることで、使い回すことができます。

 

Could you please prepare documents as soon as possible.

この書類を至急準備していただけますか?

 

Would it possible for you to reply by tomorrow?

明日までに回答をいただくことは可能ですか?

 

Please kindly contact with her.

彼女にコンタクトを取って下さい。

 

Please find attached files.

書類を添付しますのでご査収下さい。

 

We would like to inform you that we will launch new service next month.

私たちは来月、新しいサービスを開始することをお知らせします。

 

It would be highly appreciated if you could reply to us by tomorrow.

明日までに返事を頂けると幸甚です。

 

We would like you to attend this meeting.

この会議にあなたも参加して頂けると幸いです。

 

We really apologize for inconvinience caused.

この度はご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。

 

Hope you are  well.

お元気でしょうか?

 

ビジネスで使う英文フレーズを学べるツール

最近はビジネス英語の定型文・フレーズを学べるアプリや本もたくさんあります。

 

中には「これ、実践であまり使わないよね?」というアプリや本も残念ながらあるのですが、反対に質の高いアプリ・本も存在します。

 

ではどんなアプリや本が良いかというと、私が使って良かったのは以下です。

 

ビジネス英語フレーズを学べるツール

スタディサプリEnglish ビジネス英語コース【ビジネス英語全般が学べるアプリ。アプリでビジネス英語を学ぶなら最もおすすめ】

英文ビジネスEメール 実例・表現1200【ビジネス英語メール特化で学べる参考書。本でビジネスメールの定型文を学ぶならおすすめ】

 

この2つはとても良かったです。

 

特に、ビジネス英語全般を学ぶならスタディサプリEnglish ビジネス英語コースが良かったです。

 

スタディサプリはビジネスメール特化ではないものの、初心者にもわかりやすいコンテンツで、楽しくビジネス英語を学べる仕立てになっていたことが好印象でした。

 

月額3,278円かかりますが、3ヶ月学習するだけでも、ビジネス英語のベースは作ることができます。

 

加えて、最初の7日間は無料で使えるので、まず使ってみることもおすすめです。

 

8日経過するとお金が2,980円かかりますが、使ってみて自分に合わないと思えば、7日経つ前に解約すれば1円もかかりません。解約もスマホで簡単にできます。

 

 

2. 自分一人で英文メールを書く練習をする

英文フレーズをアプリ・本でインプットしたら、実際に書く練習を一人で積んでいきましょう。

 

覚えたフレーズ通りで文章を書くことでも良いですし、あるいは伝えたい内容によって、文章を少し変えることも良い練習方法です。文章を変えることができると、応用力が身についていくからです。

 

英文添削ツールを使えば、英文メールの練習を一人でできる

特に自分で文章をオリジナルで作る場合、作った文章が正しいか、一人だとわからないですよね。

 

その点で最近は「英文の添削ツール」があるので、自分が書いた英文が正しいか、自分一人でチェックすることができます。

 

添削ツールで一番簡単に使えておすすめできるのはGrammarlyです。

 

Grammarlyは英文の添削ツールです。正しい文法が予め登録されており、自分で書いた文章が文法的に誤っている場合、自動で指摘してくれるツールです。

 

Grammarlyは人間ではなく、コンピューターが自動添削してくれるツールなので、独学でも気軽に簡単に利用できますよ。

 

Grammarly以外にも英文添削ツールはあります。以下が一覧なので、気になるものを使ってみると良いですよ。

 

ビジネス英語フレーズを学べるツール

 

3. 仕事で実際に使ってみる

自分一人で英文メールの練習を積んだら、実際に仕事で使ってみましょう。

 

結局のところ、本当の意味で英文メールを使いこなすには、実践でバリバリ使うことが近道です。

 

前述した添削ツール等を使えば、自分一人で勉強・練習もできます。ですが最終的には、「機械」ではなく「人」を相手にメールで対話することで、本当の意味で自信もついてきます。

 

だからこそ、仕事で英文メールを使う機会があるなら、早いうちにチャレンジしましょう。そうすれば、英文メールを使いこなす状態に、いち早くなることができますよ。

 

ビジネス英語メールは学習すればすぐ上達する

ビジネス英語メールは学習すればすぐ上達する

 

ビジネス英語は難しいと思われがちですが、実はそこまで難しくありません。

 

特に英文メールは、利用するフレーズもある程度型が決まっているので、慣れてしまえば、全く難しくないですよ。

 

英文メールは苦手意識を持っている人が多い分野にも関わらず、ちゃんと学習すればすぐに上達します。そういう意味で、時間をかけて習得する価値は大きいです。

 

英文メールが書けると、控えめにいっても人生や仕事の幅は広がります。日本だけでなく世界中がビジネスの場になるので、今後の未来は間違いなく明るくなりますよ。

 

 

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EIGOTO編集部
EIGOTO編集部は、留学経験者、海外勤務経験者、英会話スクール受講者などで構成されています。 入念な調査やスタッフの英語学習体験をベースに、英会話スクール、英語アプリ、英語教材、英語勉強法の紹介などを行っています。