英語ビジネスメールで「件名」を書くときに使える例文・表現

英語ビジネスメールで「件名」を書くときに使える例文・表現

英語で書くビジネスメールの件名、どうやって書けばいいのか、書いた件名が本当に正しいのか、自分一人だとわからないですよね。

 

そこで本記事では、そのままコピペで使える英語ビジネスメールの件名の例文を、シーンごとに紹介します。

 

これを書いている私は、仕事で英語を長年使ってきており、1日50通ほどの英文メールを書いてきました。その過程で、正しい英文メールの件名の書き方を理解してきました。

 

そのような経験をもとに、英文メールの件名の書き方や例文を解説しますね。

 

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実際に英語メールを毎日大量に書いている立場からまとめているので、ぜひ合わせてチェックしてみてください!

 

英語ビジネスメールで件名を書くときの基本

英語ビジネスメールで件名を書くときの基本

 

まず、英語でビジネスメールの件名を書く際は「基本」があります。

 

件名を書く際に押さえておくべき基本は次の3つです。

 

英語メールで件名を書くときの基本

1. 長くしすぎず、簡潔に書くこと【目安は6〜8語程度】

2. 「全て太文字」「!」はできるだけ使わない

3. 重要なことは先頭に書くとベター

 

それぞれ解説します。

 

1. 長くしすぎず、メールの内容を簡潔に書くこと【目安は6〜8語程度】

まず大事なことは、件名を長くダラダラ書きすぎず、メールの内容を簡潔に書くことです。

 

目安としては、6〜8語程度が、ちょうど良い件名の長さと言われています。ですから、この範囲に収まるくらいだとちょうど良いですね。

 

一方で、極端に短すぎてもNGでして、例えば一語で「Urgent」などで書くのは、NGパターンに該当します。なぜなら短すぎると、メールの内容が件名だけではわからないからです。

 

私がまだ英文メールに慣れていなかった頃は、ダラダラと10語以上に渡って件名を書いたり、極端に短すぎて、メールの内容を全く表せていなかったことが多々ありました。

 

英語を使って仕事をしている方ならわかると思いますが、外国人はメールを読まない人も多いんですよね..。

 

ですから、件名でメール内容を相手にちゃんと伝えないと、メールが全く読まれないことがよく起きます。私の場合、そのようなことが多々起きて、仕事でトラブルになったこともあります。

 

件名は長すぎず、短すぎず、簡潔にメール内容を伝えるようにしましょう。これが英語メールの件名の基本であり、一番大事なことです。

 

2. 「全て太文字」や「!」はできるだけ使わない

件名を全てを「太字」にしたり、「!」を多用する方がたまにいますが、できるだけ使わない方が良いです。なぜならどちらも、プレッシャーや焦りを相手に伝える表現だからです。

 

メールを受け取る側からすれば、プレッシャーや焦りがこもったメールは気持ちの良いものではありません。

 

実際に外国人と仕事をしていると、納期に対してのらりくらりな方も多いので、敢えてプレッシャーや焦りを与えたい気持ちはよくわかります。事実、私もそうだったからです。

 

ですが、こういったメールは逆効果になることも多く、信頼関係にも響いてくるため、使用は控えるようにしましょう。

 

また、全部太字のメールはスパムメールでもよくあるので、スパムメールと間違われる可能性もあります。

 

ですから、どうしても急ぎの場合は、太字やビックリマークではなく、「Urgent」「Important」などをメールの先頭につけることが一般的です。

 

時々「Super Urgent!!!!」などのメールを送ってしまう人もいますが、たまに使う分には効果はありますが、常用してしまうと全く効果がなくなるので、その点でもおすすめしません。

 

3. 重要なことは先頭に書くとベター

件名がどうしても長めになってしまう場合、重要な単語はできるだけ前の方に持ってくることがおすすめです。

 

なぜならメールの場合、送付先の人の目に最初に入るのは、「件名の先頭」だからです。

 

例えば前述通り、急ぎの案件の場合は「Urgent」「Important」などを伝えるべきですが、これらは件名のトップに持ってくることが原則です。

 

この点でも私は過去に失敗しており、メール末尾に「Urgent」と入れていたんですよね。でも、相手側の対応は遅かったです。後から聞いたところ、件名末尾のUrgentに気づかなかったようで、メールを開いてもらってすらいませんでした。

 

ですから、どうしても伝えたいことは、件名の先頭に持ってくるようにしましょう。

 

英語メールで件名を書くときの基本まとめ

1. 長くしすぎず、簡潔に書くこと【目安は6〜8語程度】

2. 「全て太文字」「!」はできるだけ使わない

3. 重要なことは先頭に書くとベター

 

英語ビジネスメールで件名をスムーズに書くポイント

英語ビジネスメールで件名をスムーズに書くポイント

 

英語ビジネスメールで件名をスムーズに書けるようになるにはポイントがあります。

 

結論、よく使う件名の型をそのまま覚え、覚えた型の通りに件名を書くことです。なぜなら、型さえ覚えてしまえば、どんなメールに対しても、ある程度汎用的に活用できるからです。

 

私自身も最初はメールの件名の型がわかりませんでしたが、型をまず覚えたことで、件名を書くスピードも速くなりました。

 

今回はよく使う件名の例文を取り上げますので、型として利用し、そのまま覚えてしまうことがおすすめです。

 

英語ビジネスメールの件名でよく使う例文・フレーズ・表現集

英語ビジネスメールの件名でよく使う例文・フレーズ・表現集

 

英語ビジネスメールの件名でよく使われる例文・フレーズ・表現を、以下のシーンごとに分けて紹介します。

 

  • お願いをするとき
  • 確認をするとき
  • 問い合わせをするとき
  • お知らせをするとき
  • 招待を送るとき
  • お礼をするとき
  • お詫びをするとき
  • 情報共有したいとき
  • キャンセルをするとき
  • 歓迎メールの送り方
  • リマインドメールを送るとき

 

お願いをするときの件名

お願いの表現

Request for〜(〜のお願い)

Requesting〜(〜のお願い)

 

お願いの件名の例文

例文は全て、括弧書き()の部分を目的に応じて変えるだけで、汎用的に使うことができます。

Request for(Appointment)

アポイントメントのお願い

 

Request for(Payment)

支払いのお願い

 

確認をするときの件名

確認の表現

Confirmation of〜(〜の確認)

 

確認の件名の例文

Confirmation of(Reservation for 24th December)

12月24日の予約の確認

 

Confirmation of(Order RK-0120)

RK-0120の注文の確認

 

問い合わせをするときの件名

問い合わせの表現

Inquiry about〜(〜に関する問い合わせ)

 

問い合わせの件名の例文

Inquiry about(your service)

貴社のサービスに関する問い合わせ

 

Inquiry about(invoice #7777)

請求書番号7777に関する問い合わせ

 

お知らせを送るときの件名

お知らせの表現

Notification of〜(〜に関する問い合わせ)

Notice to(〜に関する問い合わせ)

 

お知らせの件名の例文

Notification of(our new service)

弊社の新サービスに関するお知らせ

 

Notification of(summer vacation Period)

夏季休暇に関するお知らせ

Notice to(our new service)

弊社の新サービスに関するお知らせ

 

Notice to(winter vacation Period)

冬季休暇に関するお知らせ

 

招待を送るときの件名

招待の表現

Invitation to〜(〜への招待)

 

招待の件名の例文

Invitation to(Our Opening Ceremony)

オープニングセレモニーへの招待

 

Invitation to(Lunch with Mr Kevin)

ケビンとのランチへの招待

 

お礼をするときの件名

御礼の表現

Thank you for〜(〜の御礼)

 

御礼の件名の例文

Thank you for(your reply)

返信へのお礼メール

 

Thank you for(your purchase)

購入の御礼

 

Thank you for(coming/booking/inquiring/attending/sharing/joying/visiting)

していただきありがとうございました

 

お詫びをするときの件名

お詫びの表現

Apology for〜(〜のお詫び)

 

お詫びの件名の例文

Apology for(the payment delay)

支払い遅延のお詫び

 

Apology for(the mistake)

ミスに関するお詫び

 

情報共有したいときの件名

情報共有の表現

Sharing〜(〜の共有)

Update〜(〜のアップデート)

 

情報共有の件名の例文

Sharing(of information)

情報共有

 

Sharing(meeting minutes)

ミーティング議事録の共有

 

Update(Project C)

Cプロジェクトのアップデート

 

キャンセルをするときの件名

キャンセルの表現

Cancellation〜(〜のキャンセル)

 

キャンセルの件名の例文

Cancellation(Tuesday Meeting)

火曜日のミーティングのキャンセルについて

 

歓迎メールを送るときの件名

歓迎メールの表現

Welcome to〜(〜へようこそ)

 

歓迎メールの件名の例文

Welcome to(our team)

我々のチームへようこそ

 

リマインドメールを送るときの件名

リマインドの表現

Reminder〜(〜のリマインド)

 

リマインドの件名の例文

【Reminder】(Invitation to Our Opening Ceremony)

オープニングセレモニー招待に対するリマインド

 

英語ビジネスメールの件名で使うことを避けたい例文・フレーズ・表現

英語ビジネスメールの件名で使うことを避けたい例文・フレーズ・表現

 

また、以下のような件名は、ビジネスにおいてはまず使うべきではありません。

 

Urgent(緊急)

NG理由:短すぎず、何が緊急かわからない

 

ABOUT MEETING!!!!!(ミーティングの件について)

NG理由:全てが太字、かつ!の多用がある

 

前述した英文メールの基本の通り、

 

  • 短すぎる件名
  • 太字だけの件名
  • !を多用するメール

 

これらは、使うことを避けるようにしましょう。

 

まとめ

英語ビジネスメールで件名を書くときに使える例文・表現

 

述べてきた通り、英文メールの件名は型があります。

 

「型」をまず覚えて、件名を書く経験を積んでいけば、英文メールは全く難しくありません。英文メールは正しく学習すれば、書くときにいちいち困ることもなく、スムーズに書けるようになりますよ。

 

今回は英文メールの件名を紹介しましたが、メール本文などの効率的な書き方を知りたい場合「ビジネス英語のメールの勉強法や書き方を、1日50通書く私が解説」で詳しく解説しています。続けて参考にしてみてください。

 

 

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EIGOTO編集部
EIGOTO編集部は、留学経験者、海外勤務経験者、英会話スクール受講者などで構成されています。 入念な調査やスタッフの英語学習体験をベースに、英会話スクール、英語アプリ、英語教材、英語勉強法の紹介などを行っています。